Automatisierte Lieferdokumentenverarbeitung für eine Spedition
Eine Demonstration, wie Lieferscheine und CMR-Dokumente ohne manuelles Abtippen erfasst, geprüft und abgelegt werden können.
Dies ist ein Demonstrationsprojekt von NEXOVIA, das zeigt, wie die Lösung in der Praxis aussieht — kein Kundenprojekt.
Ausgangssituation
Eine mittelständische Spedition mit rund 25 Fahrzeugen erhält täglich Lieferscheine, CMR-Dokumente und Ablieferbelege als Fotos und PDFs von den Fahrern. Zwei Mitarbeiterinnen im Büro verbringen einen großen Teil des Vormittags damit, diese Informationen in das Transportmanagementsystem zu übertragen.
Herausforderung
Die manuelle Erfassung verzögert die Rechnungsstellung um mehrere Tage, und jeder Tippfehler führt später zu einer Kundenrückfrage. Wächst das Auftragsvolumen, kommt das Büro ohne Neueinstellung nicht mehr nach — obwohl die Arbeit selbst repetitiv und nicht qualifiziert ist.
Analyse
Wir haben den Dokumentenfluss vom Fahrer bis zur Rechnung aufgenommen und gemessen, wo tatsächlich Zeit verloren geht. Der Engpass war nicht das Scannen, sondern das Abtippen und die Nacharbeit, sobald ein Dokument unvollständig oder unlesbar ankam.
Lösung
Eine automatisierte Eingangsverarbeitung: Dokumente kommen per E-Mail oder App-Upload, werden automatisch gelesen, dem passenden Auftrag zugeordnet und validiert. Alles Unklare landet in einer kurzen menschlichen Prüfliste, statt stillschweigend geraten zu werden.
Umsetzung
Ein Erfassungsdienst liest die Dokumente und extrahiert die relevanten Felder. Ein Zuordnungsschritt verknüpft jedes Dokument mit seinem Auftrag im Transportsystem. Eine Prüfoberfläche zeigt nur die Fälle, die eine menschliche Entscheidung brauchen — mit vorbefüllten Daten, sodass eine Prüfung Sekunden statt Minuten dauert.
Geschäftlicher Nutzen
Die Rechnungsstellung kann am Tag der Ablieferung beginnen statt Tage später, was den Cashflow direkt verbessert. Das Büro wechselt vom Abtippen zur Ausnahmebearbeitung — wachsendes Auftragsvolumen erfordert damit nicht proportional mehr Verwaltung.
Ergebnis
In diesem Demonstrationsaufbau werden Dokumente, die früher manuell erfasst wurden, automatisch verarbeitet; nur unklare Fälle benötigen eine Prüfung. Das Büroteam behält die volle Kontrolle darüber, was gebucht wird — es tippt es nur nicht mehr ab.
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