Interne Wissenssuche für ein Dienstleistungsunternehmen
Eine Demonstration, wie ein Team Antworten in eigenen Verträgen, Vorlagen und Projekten in Sekunden findet, statt herumzufragen.
Dies ist ein Demonstrationsprojekt von NEXOVIA, das zeigt, wie die Lösung in der Praxis aussieht — kein Kundenprojekt.
Ausgangssituation
Ein zwölfköpfiges Beratungsunternehmen bewahrt sein Wissen auf gemeinsamen Laufwerken, in E-Mail-Verläufen und in den Köpfen zweier langjähriger Kollegen auf: Vertragsvorlagen, Methodendokumente, frühere Projektberichte und Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen.
Herausforderung
Jüngere Mitarbeitende verlieren Stunden mit Suchen oder Warten auf eine Antwort, und dieselbe Frage wird immer wieder neu beantwortet. Ist jemand im Urlaub — oder verlässt das Unternehmen — ist ein Teil des Know-hows faktisch nicht verfügbar.
Analyse
Wir haben erfasst, wo Wissen tatsächlich liegt und wie danach gesucht wird. Das Problem waren nicht fehlende Dokumente, sondern das Fehlen eines Ortes, an dem man eine Frage in normaler Sprache stellen und eine belegte Antwort erhalten kann.
Lösung
Ein internes Wissenssystem über die eigenen Dokumente: Mitarbeitende stellen eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort mit Verweisen auf die Quelldokumente — jede Antwort ist überprüfbar statt blind zu glauben.
Umsetzung
Die Dokumente wurden unter Beibehaltung ihrer Zugriffsrechte indexiert, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf. Antworten nennen immer ihre Quellen. Eine kurze Rückmeldefunktion erlaubt es, schwache Antworten zu markieren, was den Index über die Zeit verbessert.
Geschäftlicher Nutzen
Wissen hängt nicht mehr von der Verfügbarkeit einzelner Personen ab. Neue Kollegen werden schneller produktiv, erfahrene Mitarbeitende werden seltener unterbrochen, und die gesammelte Erfahrung bleibt im Unternehmen, wenn jemand geht.
Ergebnis
In dieser Demonstration werden Fragen, für die früher ein Kollege gefragt werden musste, in Sekunden aus den eigenen Dokumenten beantwortet — mit Quellenangabe zur Überprüfung.
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