La maggior parte dei progetti di automazione nelle piccole imprese fallisce per lo stesso motivo: iniziano con uno strumento invece che con un compito. Qualcuno vede una demo, acquista una licenza e poi cerca un processo che vi si adatti. Sei mesi dopo la licenza si rinnova e nulla è cambiato.
Iniziate dal compito, non dalla tecnologia
Un processo merita di essere automatizzato quando tre condizioni sono vere contemporaneamente. Accade spesso — quotidianamente o più volte a settimana, non due volte l'anno. Segue regole che una persona potrebbe mettere per iscritto, anche se finora nessuno lo ha fatto. E un errore al suo interno è evidente ma non catastrofico, così che un passaggio di verifica umana basta come rete di sicurezza.
Se tutte e tre le condizioni sono vere, l'automazione di solito si ripaga nel giro di mesi. Se ne vale solo una, si sta acquistando un software per risolvere un problema di disciplina.
Le tre domande da porsi per prime
Quante ore alla settimana consuma davvero questo compito? Contatele per una settimana invece di stimarle. Il numero è di solito molto più piccolo o molto più grande di quanto ci si aspetti.
Cosa succede oggi quando qualcosa va storto? Se un errore costa già una telefonata di un cliente, l'automazione con un passaggio di verifica riduce quel rischio. Se un errore è invisibile, correggete prima il processo e poi automatizzatelo.
Chi è responsabile del risultato in seguito? L'automazione sposta il lavoro dal fare al controllare. Se nessuno è responsabile del controllo, l'automazione cadrà silenziosamente in disuso.
Iniziate abbastanza in piccolo da poter finire
Il primo progetto più affidabile è un processo circoscritto con un risultato visibile nel giro di poche settimane. Costruisce fiducia nell'approccio, produce un numero concreto a cui fare riferimento e insegna più sui propri flussi di lavoro di qualsiasi analisi di sei mesi. Una volta che funziona, il progetto successivo è più facile da giustificare — e più facile da costruire, perché le basi esistono già.
Se non siete sicuri di quale processo della vostra azienda soddisfi questi criteri, è un buon argomento per un primo colloquio. Spesso la risposta non è il processo che ci si aspetta.