Majoritatea proiectelor de automatizare din companiile mici eșuează din același motiv: încep cu un instrument, nu cu o sarcină. Cineva vede o demonstrație, cumpără o licență și apoi caută un proces care să i se potrivească. Șase luni mai târziu licența se reînnoiește și nimic nu s-a schimbat.
Începeți cu sarcina, nu cu tehnologia
Un proces merită automatizat atunci când trei lucruri sunt adevărate simultan. Se întâmplă des — zilnic sau de mai multe ori pe săptămână, nu de două ori pe an. Urmează reguli pe care o persoană le-ar putea scrie, chiar dacă nimeni nu a făcut-o încă. Iar o greșeală în el este vizibilă, dar nu catastrofală, astfel încât un pas de verificare umană este suficient ca plasă de siguranță.
Dacă toate cele trei condiții se confirmă, automatizarea se amortizează de obicei în câteva luni. Dacă se confirmă doar una, cumpărați software pentru a rezolva o problemă de disciplină.
Cele trei întrebări care contează cel mai mult la început
Câte ore pe săptămână consumă acest lucru cu adevărat? Numărați-le timp de o săptămână, în loc să estimați. Cifra este de obicei fie mult mai mică, fie mult mai mare decât se așteaptă oamenii.
Ce se întâmplă astăzi când ceva merge prost? Dacă o greșeală vă costă deja un apel de la client, automatizarea cu un pas de verificare reduce acel risc. Dacă o greșeală este invizibilă, corectați mai întâi procesul, apoi automatizați-l.
Cine răspunde de rezultat după aceea? Automatizarea mută munca de la execuție la verificare. Dacă nimeni nu este responsabil de verificare, automatizarea va ieși tăcut din uz.
Începeți suficient de mic încât să terminați
Cel mai fiabil prim proiect este un proces restrâns cu un rezultat vizibil în câteva săptămâni. Construiește încredere în abordare, produce o cifră concretă la care vă puteți raporta și vă învață mai multe despre propriile fluxuri de lucru decât orice analiză de șase luni. Odată ce funcționează, următorul proiect este mai ușor de justificat — și mai ușor de construit, pentru că fundația există deja.
Dacă nu sunteți sigur ce proces din compania dvs. îndeplinește aceste criterii, acesta este un subiect bun pentru o primă discuție. Adesea răspunsul nu este procesul la care se așteaptă oamenii.