Automatizovana obrada dokumenata o isporuci za špedicionu firmu
Demonstracija kako se otpremnice i CMR dokumenti mogu prikupljati, proveravati i arhivirati bez ručnog kucanja.
Ovo je demonstracioni projekat koji je NEXOVIA izradila da pokaže kako rešenje izgleda u praksi — nije klijentski projekat.
Početna situacija
Srednja špediciona firma sa oko 25 vozila svakodnevno prima otpremnice, CMR dokumente i dokaze o isporuci kao fotografije i PDF-ove od vozača. Dvoje kancelarijskog osoblja provodi veliki deo jutra kucajući te informacije u sistem za upravljanje transportom.
Izazov
Ručni unos odlaže fakturisanje za nekoliko dana, a svaka greška u kucanju kasnije postaje upit kupca. Kako obim porudžbina raste, kancelarija ne uspeva da prati tempo bez zapošljavanja — iako je sam posao repetitivan, a ne stručan.
Analiza
Mapirali smo tok dokumenata od vozača do fakture i izmerili gde se vreme zapravo gubi. Usko grlo nije bilo skeniranje, već ponovno kucanje i praćenje kad god bi dokument stigao nepotpun ili nečitak.
Rešenje
Automatizovan proces prijema: dokumenti stižu putem e-pošte ili aplikacije, automatski se čitaju, povezuju sa odgovarajućom porudžbinom i proveravaju. Sve nejasno se šalje u kratak red za ljudsku proveru umesto da se ćutke pogađa.
Implementacija
Servis za prikupljanje čita dokumente i izdvaja relevantna polja. Korak poklapanja povezuje svaki dokument sa njegovom porudžbinom u transportnom sistemu. Interfejs za proveru prikazuje samo slučajeve koji zahtevaju ljudsku odluku, sa unapred popunjenim izdvojenim podacima, tako da provera traje sekunde umesto minuta.
Poslovna korist
Fakturisanje može početi istog dana kada je isporuka potvrđena, umesto danima kasnije, što direktno poboljšava novčani tok. Kancelarijsko osoblje prelazi sa kucanja na obradu izuzetaka, pa rastući obim porudžbina više ne zahteva proporcionalno više administracije.
Rezultat
U ovom demo okruženju, dokumenti koji su ranije zahtevali ručni unos obrađuju se automatski, a samo nejasni slučajevi zahtevaju ljudsku proveru. Kancelarijski tim zadržava punu kontrolu nad tim šta se knjiži — samo to više ne kuca.
Koji procesi danas oduzimaju vreme Vašoj kompaniji?
U besplatnim početnim konsultacijama zajedno ćemo sagledati gde digitalizacija i automatizacija stvaraju stvarnu vrednost za Vaše poslovanje — iskreno, konkretno i bez ikakve obaveze.