Većina projekata automatizacije u malim firmama propadne iz istog razloga: počinju od alata, a ne od zadatka. Neko vidi demonstraciju, kupi licencu, a zatim traži proces koji bi joj odgovarao. Šest meseci kasnije licenca se produžava, a ništa se nije promenilo.
Počnite od zadatka, a ne od tehnologije
Proces se isplati automatizovati kada su tri stvari istovremeno tačne. Dešava se često – svakodnevno ili nekoliko puta nedeljno, a ne dva puta godišnje. Prati pravila koja bi čovek mogao da zapiše, čak i ako to do sada niko nije uradio. I greška u njemu je primetna, ali ne katastrofalna, tako da je korak ljudske provere dovoljna sigurnosna mreža.
Ako sve tri stvari važe, automatizacija se obično isplati u roku od nekoliko meseci. Ako važi samo jedna, kupujete softver da biste rešili problem discipline.
Tri pitanja koja su najvažnija na početku
Koliko sati nedeljno ovo zaista oduzima? Izbrojte ih tokom jedne nedelje umesto da procenjujete. Broj je obično ili mnogo manji ili mnogo veći nego što se očekuje.
Šta se danas dešava kada nešto pođe po zlu? Ako greška već košta poziv nezadovoljnog klijenta, automatizacija sa korakom provere smanjuje taj rizik. Ako je greška nevidljiva, prvo popravite proces, pa ga tek onda automatizujte.
Ko je odgovoran za ishod nakon toga? Automatizacija pomera posao sa izvršavanja na proveru. Ako niko nije zadužen za proveru, automatizacija će tiho izaći iz upotrebe.
Počnite dovoljno malo da biste završili
Najpouzdaniji prvi projekat je jedan uzak proces sa vidljivim rezultatom u roku od nekoliko nedelja. On gradi poverenje u pristup, daje konkretan broj na koji možete da se pozovete i uči vas više o sopstvenim tokovima rada nego bilo koja šestomesečna analiza. Kada to proradi, sledeći projekat je lakše opravdati – i lakše izgraditi, jer temelji već postoje.
Ako niste sigurni koji proces u vašoj firmi ispunjava ove kriterijume, to je dobra tema za prvi razgovor. Odgovor često nije proces koji ljudi očekuju.