Автоматизирана обработка на документи за доставка за спедиторска фирма
Демонстрация как товарителници и CMR документи могат да бъдат заснемани, проверявани и архивирани без ръчно въвеждане.
Това е демонстрационен проект, създаден от NEXOVIA, за да покаже как решението изглежда на практика — не е клиентски проект.
Изходна ситуация
Средна по големина спедиторска фирма с около 25 превозни средства получава ежедневно товарителници, CMR документи и доказателства за доставка като снимки и PDF файлове от шофьорите. Двама офис служители прекарват голяма част от сутринта, въвеждайки тази информация в системата за управление на транспорта.
Предизвикателство
Ръчното въвеждане забавя фактурирането с няколко дни, а всяка правописна грешка по-късно се превръща в запитване от клиент. С нарастването на обема поръчки офисът не успява да се справи без наемане на персонал — въпреки че самата работа е повтаряема, а не квалифицирана.
Анализ
Картографирахме потока на документите от шофьора до фактурата и измерихме къде реално се губи време. Тесното място не беше сканирането, а повторното въвеждане и проследяването, необходимо винаги когато документ пристигаше непълен или нечетлив.
Решение
Автоматизиран процес на приемане: документите пристигат по имейл или чрез качване в приложение, четат се автоматично, съпоставят се със съответната поръчка и се валидират. Всичко неясно се насочва към кратка опашка за човешка проверка, вместо да се гадае мълчаливо.
Реализация
Услуга за заснемане чете документите и извлича съответните полета. Стъпка за съпоставяне свързва всеки документ с поръчката му в транспортната система. Интерфейс за преглед показва само случаите, изискващи човешко решение, с предварително попълнени извлечени данни, така че проверката отнема секунди вместо минути.
Бизнес полза
Фактурирането може да започне в същия ден, в който доставката е потвърдена, вместо дни по-късно, което пряко подобрява паричния поток. Офис персоналът преминава от въвеждане към обработка на изключения, така че растящият обем поръчки вече не изисква пропорционално повече администрация.
Резултат
В тази демонстрационна конфигурация документите, които преди изискваха ръчно въвеждане, се обработват автоматично, като само неясните случаи изискват човешка проверка. Офис екипът запазва пълен контрол върху това какво се осчетоводява — просто вече не го въвежда ръчно.
Кои процеси струват време на Вашата компания днес?
В безплатна първоначална консултация ще разгледаме къде дигитализацията и автоматизацията създават реална стойност за Вашия бизнес — честно, конкретно и без ангажимент.