Повечето проекти за автоматизация в малките предприятия се провалят по една и съща причина: те започват с инструмент, а не със задача. Някой вижда демонстрация, купува лиценз и после търси процес, който да пасне. Шест месеца по-късно лицензът се подновява, а нищо не се е променило.
Започнете със задачата, а не с технологията
Един процес си заслужава автоматизацията, когато три неща са верни едновременно. Той се случва често — ежедневно или няколко пъти седмично, а не два пъти годишно. Следва правила, които човек би могъл да запише, дори никой да не го е правил досега. И грешка в него е забележима, но не катастрофална, така че човешка проверка е достатъчна като предпазна мрежа.
Ако и трите условия са налице, автоматизацията обикновено се изплаща в рамките на месеци. Ако е налице само едно, вие купувате софтуер, за да решите проблем с дисциплината.
Трите въпроса, които имат значение първо
Колко часа седмично отнема това наистина? Пребройте ги за една седмица, вместо да оценявате приблизително. Числото обикновено е или много по-малко, или много по-голямо от очакваното.
Какво се случва днес, когато нещо се обърка? Ако грешка вече ви коства обаждане от клиент, автоматизацията със стъпка за проверка намалява този риск. Ако грешката е невидима, поправете процеса, преди да го автоматизирате.
Кой носи отговорност за резултата след това? Автоматизацията премества работата от изпълнение към проверка. Ако никой не отговаря за проверката, автоматизацията тихо ще престане да се използва.
Започнете достатъчно малко, за да завършите
Най-надеждният първи проект е един тесен процес с видим резултат в рамките на няколко седмици. Той изгражда доверие в подхода, дава число, на което можете да се позовете, и учи повече за собствените ви работни процеси от всеки шестмесечен анализ. Щом това проработи, следващият проект е по-лесен за обосноваване — и по-лесен за изграждане, защото основите вече съществуват.
Ако не сте сигурни кой процес във вашата компания отговаря на тези критерии, това е добра тема за първи разговор. Често отговорът не е процесът, който хората очакват.