Elaborazione digitale automatica dei documenti di consegna per uno spedizioniere
Una dimostrazione di come le bolle di consegna e i documenti CMR possano essere acquisiti, verificati e archiviati senza digitazione manuale.
Questo è un progetto dimostrativo realizzato da NEXOVIA per mostrare come si presenta la soluzione nella pratica — non è un progetto cliente.
Situazione iniziale
Uno spedizioniere di medie dimensioni con circa 25 veicoli riceve ogni giorno bolle di consegna, documenti CMR e prove di consegna come foto e PDF dagli autisti. Due addetti d'ufficio trascorrono gran parte della mattina digitando queste informazioni nel sistema di gestione dei trasporti.
Sfida
L'inserimento manuale ritarda la fatturazione di diversi giorni, e ogni errore di battitura diventa in seguito una richiesta del cliente. Con la crescita del volume degli ordini, l'ufficio non riesce a tenere il passo senza nuove assunzioni, anche se il lavoro in sé è ripetitivo, non specialistico.
Analisi
Abbiamo mappato il flusso dei documenti dall'autista alla fattura e misurato dove si perde effettivamente tempo. Il collo di bottiglia non era la scansione, ma la ridigitazione e il follow-up necessari ogni volta che un documento arrivava incompleto o illeggibile.
Soluzione
Una pipeline di acquisizione automatizzata: i documenti arrivano via email o upload da app, vengono letti automaticamente, abbinati all'ordine corrispondente e convalidati. Tutto ciò che non è chiaro viene instradato verso una breve coda di revisione umana invece di essere indovinato silenziosamente.
Realizzazione
Un servizio di acquisizione legge i documenti ed estrae i campi rilevanti. Un passaggio di abbinamento collega ogni documento al suo ordine nel sistema di trasporto. Un'interfaccia di revisione mostra solo i casi che richiedono una decisione umana, con i dati estratti già precompilati, così un controllo richiede secondi invece di minuti.
Beneficio per il business
La fatturazione può iniziare lo stesso giorno in cui una consegna viene confermata, invece che giorni dopo, migliorando direttamente il flusso di cassa. Il personale d'ufficio passa dalla digitazione alla gestione delle eccezioni, così un volume di ordini crescente non richiede più amministrazione proporzionalmente maggiore.
Risultato
In questa configurazione dimostrativa, i documenti che prima richiedevano inserimento manuale vengono elaborati automaticamente, con solo i casi poco chiari che necessitano una verifica umana. Il team d'ufficio mantiene il pieno controllo su ciò che viene registrato: semplicemente non lo digita più.
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