Traitement numérique automatisé des documents de livraison pour un transporteur
Une démonstration de la façon dont les bons de livraison et les documents CMR peuvent être saisis, vérifiés et classés sans saisie manuelle.
Il s'agit d'un projet de démonstration réalisé par NEXOVIA pour montrer à quoi ressemble la solution en pratique — ce n'est pas un projet client.
Situation de départ
Un transporteur de taille moyenne disposant d'environ 25 véhicules reçoit chaque jour des bons de livraison, des documents CMR et des preuves de livraison sous forme de photos et de PDF envoyés par les chauffeurs. Deux employés de bureau passent une grande partie de leur matinée à saisir ces informations dans le système de gestion du transport.
Enjeu
La saisie manuelle retarde la facturation de plusieurs jours, et chaque faute de frappe devient plus tard une réclamation client. À mesure que le volume de commandes augmente, le bureau ne parvient plus à suivre sans embaucher, alors que le travail lui-même est répétitif plutôt que qualifié.
Analyse
Nous avons cartographié le flux des documents, du chauffeur à la facture, et mesuré où le temps était réellement perdu. Le goulot d'étranglement n'était pas la numérisation, mais la ressaisie et le suivi nécessaires chaque fois qu'un document arrivait incomplet ou illisible.
Solution
Un pipeline de réception automatisé : les documents arrivent par e-mail ou téléversement depuis l'application, sont lus automatiquement, rapprochés de la commande correspondante et validés. Tout ce qui n'est pas clair est acheminé vers une courte file de vérification humaine plutôt que d'être deviné silencieusement.
Mise en œuvre
Un service de capture lit les documents et en extrait les champs pertinents. Une étape de rapprochement relie chaque document à sa commande dans le système de transport. Une interface de vérification n'affiche que les cas nécessitant une décision humaine, avec les données extraites déjà préremplies, de sorte qu'une vérification prend des secondes plutôt que des minutes.
Bénéfice pour l'entreprise
La facturation peut commencer le jour même où une livraison est confirmée, au lieu de plusieurs jours plus tard, ce qui améliore directement la trésorerie. Le personnel de bureau passe de la saisie à la gestion des exceptions, si bien qu'un volume de commandes croissant ne nécessite plus une administration proportionnellement plus importante.
Résultat
Dans cette configuration de démonstration, les documents qui nécessitaient auparavant une saisie manuelle sont traités automatiquement, seuls les cas peu clairs nécessitant une vérification humaine. L'équipe de bureau garde le contrôle total de ce qui est enregistré — elle ne le saisit simplement plus.
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